Zuständigkeiten der Hausverwaltenden Einheit (HVE) für die Kulturdienststellen

Die Hausverwaltende Einheit (HVE) ist neben Schule und Sport für den Betrieb zahlreicher städtischer Kulturdienststellen und -gebäude zuständig. Von ihrer Arbeit hängen funktionierende Arbeitsabläufe in Museen, Bibliotheken, Kulturläden und weiteren Einrichtungen ebenso ab wie die Durchführung von Veranstaltungen, der laufende Gebäudebetrieb und die Koordination technischer sowie organisatorischer Aufgaben. Seit Jahren beobachten wir zunehmend personelle Engpässe, unklare Zuständigkeiten, eine hohe Arbeitsbelastung sowie lange Bearbeitungszeiten. Gleichzeitig haben organisatorische Veränderungen in den vergangenen Jahren offenbar zu veränderten Abläufen und Schnittstellen geführt. Dies erschwert die tägliche Zusammenarbeit und kann zu Verzögerungen im laufenden Betrieb führen.
Hinzu kommt, dass die Anforderungen an die Betreuung der Kulturgebäude kontinuierlich steigen. Neben dem regulären Gebäudebetrieb kommen zusätzliche Aufgaben durch Veranstaltungen, technische Anforderungen, denkmalgeschützte Gebäude, Energieeinsparmaßnahmen und zunehmende Sicherheitsanforderungen hinzu. Gleichzeitig stellt der Fachkräftemangel auch die HVE vor erhebliche Herausforderungen. Vor diesem Hintergrund benötigt der Stadtrat eine transparente Darstellung der aktuellen Situation, um beurteilen zu können, ob die HVE organisatorisch und personell so aufgestellt ist, dass sie die Kulturdienststellen dauerhaft zuverlässig unterstützen kann und ob Anpassungen erforderlich sind.

Die Verwaltung

• berichtet über die aktuelle personelle Situation der Hausverwaltenden Einheit (HVE) für die Kulturdienststellen. Dabei sind insbesondere Stellenumfang, Besetzungsstand, Vakanzen, Fluktuation, krankheitsbedingte Ausfälle sowie deren Auswirkungen auf die Aufgabenerfüllung darzustellen,
• erläutert, welche organisatorischen Veränderungen innerhalb der HVE in den vergangenen Jahren vorgenommen wurden, welche Ziele damit verfolgt wurden und wie diese Veränderungen von den betroffenen Kulturdienststellen bewertet werden,
• berichtet, welche Aufgaben aufgrund personeller oder organisatorischer Engpässe derzeit nur eingeschränkt oder mit Verzögerungen wahrgenommen werden können und welche Auswirkungen dies auf den Betrieb der Kulturdienststellen hat,
• legt dar, wie Zuständigkeiten innerhalb der HVE geregelt sind und ob aus ihrer Sicht Anpassungsbedarf besteht, um Verantwortlichkeiten klarer zu definieren und Arbeitsabläufe zu verbessern,
• berichtet, wie die Zusammenarbeit zwischen der HVE und den einzelnen Kulturdienststellen organisiert ist und welche Maßnahmen geplant sind, um Kommunikation, Erreichbarkeit und Servicequalität zu verbessern,
• stellt dar, welche Maßnahmen zur Gewinnung und Bindung qualifizierter Beschäftigter bereits umgesetzt wurden beziehungsweise geplant sind und ob der aktuelle Stellenumfang den tatsächlichen Aufgaben entspricht,
• berichtet, welche organisatorischen oder personellen Maßnahmen sie für erforderlich hält, um die Arbeitsfähigkeit der HVE langfristig sicherzustellen und die Kulturdienststellen zuverlässig zu unterstützen,
• entwickelt gemeinsam mit den betroffenen Kulturdienststellen Vorschläge zur Optimierung der Organisations- und Kommunikationsstrukturen und berichtet dem zuständigen Ausschuss über die Ergebnisse sowie einen Zeitplan für die Umsetzung möglicher Verbesserungen,
• erläutert welche zusätzliche Anforderungen und welcher Mehraufwand  sich durch den langjährig bekannten Sanierungsbedarf in mehreren Kulturläden ergeben,
• berichtet, welche zusätzliche Anforderungen sich aus der zunehmenden Digitalisierung und der Rolle von KI ergeben.